Cada evento es diferente, los hay de todos tipos, tamaños y objetivos. La mayoría de ellos (¡por no decir que todos!) los puedes realizar tu mism@.

 

En ocasiones puedes decidir apoyarte en los servicios de un organizador de eventos por motivos como:
- Facilidad
- Restricción de tiempo para planeación y coordinación con proveedores
- Complejidad y tamaño del evento
- Eventos empresariales o corporativos
- Eventos donde quieres realmente disfrutar la celebración (como tu boda) y tener tu "brazo derecho" para que se asegure que no falte nada en el momento y además seguir todo el protocolo que tenías originalmente planeado coordinándose con los demás proveedores del evento en cuestiones como logística, etc..
- La experiencia y consejos que te pueden aportar para que tu evento sea único, perfecto y tal como lo soñaste.
Los organizadores de eventos tienen la ventaja de la experiencia y cartera de proveedores probada con los que ya tienen una relación y que te podrían ayudar a dar un realce a tu celebración. Así como hay proveedores de todo tipo, seriedad y calidades a continuación te ofrecemos algunos consejos para la elección del mismo en caso de que decidas apoyarte en alguno.

La elección

El primer paso es elegir entre los candidatos al que será tu brazo derecho en la organización del evento. Los puntos a considerar son:
- La experiencia, recomendaciones y autoridad en el medio. Este es un punto clave ya que vas "más a la segura".
- Confianza, trato y empatía; si no hacen click definitivamente es mejor seleccionar otro.
- Giró de especialización. Es importante que no sea "todologo" para que te pueda dar tendencias y consejos más afines al evento que estás realizando.
- Si no estás contratando a una persona física sino a una empresa de planeación asegúrate saber quién será tu contacto en todo momento y que conozcas a quién será su backup en caso de que la primera deje la empresa, salga de vacaciones, etc.
- Cartera de proveedores. Pídeles que te muestren trabajos anteriores y recomendaciones de ser posible. Su cartera deberá ser lo suficientemente amplia para tener margen de elección aunque no tanto como un directorio telefónico ya que deben ser los proveedores que están bien seleccionados previamente.
- Proveedores alternos con los que cuente en caso de contingencia así como su poder de negociación e influencia con su cartera de proveedores.
- Presupuesto que se adapte a tus posibilidades, si tu organizador recibe una compensación justa pondrá mayor empeño pero cuidado con aquellos que nada más tienen un signo de $ en los ojos ya que podrían sesgar tus decisiones en base a su conveniencia o minimizar tu evento por otros de mayor rentabilidad. Existen varios métodos de comisión, por ejemplo, un porcentaje de los servicios contratados, una cuota fija o cobrado a su cartera de proveedores; esta última pudiera parecer a primera vista la más conveniente pero en realidad en ocasiones obligan a seleccionar a los proveedores de los que reciben mayor comisión y no precisamente a los más adecuados para tu evento e inclusive pudiera llegar a ser más costoso.
- Asesoría que brinda. Recuerda que el experto es en quien estás depositando tu confianza así que es su responsabilidad asesorarte en particular para tu evento.
Por último ya que hayas elegido a tu organizador asegúrate de firmar un Contrato especificando presupuesto total, anticipo, forma de pago, cancelaciones y contingencias, seguros, reuniones de seguimiento, seguimiento posterior al evento, etc.

Planeación

Una vez que seleccionaste a tu Planeador es necesario tener una reunión de definición de objetivos, gustos, deseos, proveedores preliminares y conocer algunos de sus trabajos anteriores, así como ir obteniendo estimaciones de costo para cada Servicio.

Organizador de eventos

Planeador de eventos

En la primera entrevista quien debe hablar más eres tú, sin pena o temor al costo, qué es lo que realmente te gustaría ya que es labor del organizador buscar adaptarse en la medida de lo posible. También es importante que acuerden como manejar la información, establecer la preferencia de medio y frecuencia de comunicación. Platiquen sobre la coordinación de los recursos.
Antes de tu primer reunión con el planeador de eventos te recomendamos leer cómo organizar una fiesta que te ayudará con algunas definiciones que tendrás que tener presentes al momento de la misma.

Sesiones de Retroalimentación de avances y decisiones

Es importante que tengan en su plan Hitos que les ayudarán a dar un mejor seguimiento tanto a las contrataciones, selecciones esperadas así como al presupuesto (control y desviaciones del presupuesto inicial así como posibles contramedidas para que el costo final sea cercano a lo inicialmente fijado).
Es responsabilidad de un buen Organizador de eventos hacer las gestiones y diligencias con los proveedores y/o agendar las citas requeridas con ellos así como en la mayoría de las mismas acompañarte para darte su asesoría, consejos y negociación con el proveedor del servicio.
Tu planeador deberá estar atento a tus Emociones, ir entendiendo que te gusta más y como hacerte sentir mejor antes y durante tu evento.

Durante el evento

Ha llegado el gran día y tan anhelado momento ya sin nervios por cómo se desarrollará la celebración. La primer persona que tendrá que estar en contacto contigo es tu planeador quien tendrá ya un checklist de todo lo requerido así como ir coordinando que todo se vaya dando contra la agenda y protocolo.
Si alguno de los proveedores o asistentes tiene alguna duda, queja o comentario haz que se dirija directamente con tu organizador quien en todo momento deberá estar disponible y resolver cualquier situación que se presente. A fin de cuentas contrataste sus servicios para que tu atención pudiera estar en disfrutar el momento con la confianza que tus invitados lo están disfrutando igual que tú. ¡Relájate! Es tiempo de celebrar todo el esfuerzo y planeación previa.

Posterior al evento

Ahora que tu evento fue todo un éxito y aunque la parte más importante ya pasó, es necesario que mantenga su servicio posterior al evento, hacer cuentas, asegurar que los objetivos se hallan cumplido y coordinar con los proveedores que aún tienen pendientes por entregar, por ejemplo fotografía y video, traslados, luna de miel, etc.
Por último si el Servicio y trato que recibiste fue de tu agrado, lo mejor que puedes hacer es ayudar a tu Organizador otorgándole una recomendación acerca de su actuar. Puedes hacerlo a través de medios tradicionales como carta o recomendación de boca en boca pero hoy en día lo más común es a través de los medios electrónicos. Por ejemplo, en Celebraciones.com.mx existe una sección en la parte final de los anuncios donde puedes ingresar tus comentarios y una calificación, también lo puedes hacer en la página de Facebook o web del planeador, etc.
Esperamos este artículo te haya resultado de utilidad y por favor no olvides dejarnos tus comentarios y/o recomendarnos en tus redes sociales para ayudar a otros.

 

Posted on Categories Organización de eventosTags , , ,

Leave a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *