A continuación revisaremos algunos puntos básicos indispensables para organizar una fiesta. Independientemente del tipo de evento del que se trate, existen algunos temas a considerar que indiscutiblemente se necesita considerar. El primero y más importante es definir la fecha del evento ya que a partir de la misma se planean los demás hitos.

 

Básicos para un evento

¿Has notado que en una invitación a evento social existen algunos elementos que no importando el tipo de evento siempre estarán presentes?, puede ser para una fiesta infantil, un congreso o hasta una boda y en todos los casos encontrarás:

 

  • Fecha del evento (Mes, dia , año)
  • Hora
  • Lugar
  • Tipo de evento (de quién y de qué se trata el evento, por ejemplo, "Cumpleaños de Eduardo", "Congreso de oftalmología", etc.

 

Pues bien, antes que nada debes informarte del tiempo en el mes del evento para saber a que te vas a enfrentar, como por ejemplo frio, lluvia, calor etc. de la misma manera es necesario además de la fecha, considerar la hora ya que de la misma parten varias cosas como lo es el lugar; vamos a suponer que vives en algún lugar de clima frío, ¿te imaginas organizando una fiesta que inicia a las 8pm del 15 de Enero en un jardín abierto?, seguramente tus invitados (los que se animen a asistir) tendrán que ir abrigados como esquimal.

 

Definir el lugar donde se celebrará el evento es el tercer paso más importante, si el evento es de día tienes más opciones porque puede ser en un lugar abierto o en interiores dependiendo tu gusto, aunque también dependiendo de la ciudad donde se lleve a cabo la celebración esto puede ser diferente, por ejemplo en la playa un evento al aire libre por la noche no deja de ser un ambiente muy agradable, lo único que siempre te recomendaremos es que cuando sea al aire libre consideres tener unas carpas disponibles para resguardarse de cualquier imprevisto con el tiempo como puede ser lluvia, frío, etc. Además al considerar el lugar puedes tener que definir, por ejemplo, donde se llevará a cabo la ceremonia religiosa o civil en el caso de una boda y para apartar la iglesia es necesario ya tener definida la fecha.

 

Es por todo lo anteriormente comentado que la fecha, hora y lugar están íntimamente relacionados y son las 3 premisas a considerar para la organización de tu fiesta.

 

El siguiente paso es definir la lista de invitados, la cual dependerá de varios factores como por ejemplo:

  • El tipo de evento: Si se trata de un evento informal los invitados pueden ser simplemente los amigos más allegados y la restricción principal será la capacidad del lugar donde se llevará a cabo; si hablamos de un bautizo los invitados serán en buena parte familiares y algunos amigos o compañeros de trabajo, en estos eventos la principal restricción será el presupuesto ya que generalmente el costo está muy relacionado al número de asistentes y entre más restringido sea el monto que tienes proyectado utilizar los invitados deberán de ser los más allegados. También el tipo de evento puede dictar el perfil de los invitados, por ejemplo, para una fiesta infantil los invitados principales son los niños amigos, primos, etc. del festejado y los secundarios son las mamás, familiares, etc. Si hablamos de un evento corporativo es importante definir el nivel de los invitados de acuerdo al organigrama organizacional de la empresa y los clientes o proveedores a incluir.
  • La relación que mantienen los invitados contigo y entre ellos mismos: Con esto me refiero a que en ocasiones buscas por ejemplo convivir únicamente con amigos y compañeros de tu trabajo actual y en otras ocasiones puedes incluir familia o grupos de amigos de diferentes grupos sociales que tengas, es decir, que generalmente no se conocen entre ellos. Mi recomendación es tratar de mantener grupos homogéneos / afines, salvo que el evento sea lo suficientemente grande para que puedas invitar subgrupos que puedan convivir entre ellos y tú como anfitrión tendrás que estar rotando de mesas para poder interactuar con cada uno de dichos grupos.
  • El presupuesto con el que cuentas para el evento: Admitámoslo, más del 99% de nosotros tiene un estimado de cuánto es lo máximo que desea reservar para el evento. En función de ello la cantidad de invitados se verá limitada.

Bien, ya tenemos las definiciones básicas, a partir de aquí mucho depende del evento que se trate. En las siguientes entregas hablaremos más acerca de los siguientes pasos, principalmente en saber el tipo de contrataciones a realizar.

 

Siéntete con la libertad de aportar al tema en el espacio de comentarios lo cual enriquecerá la experiencia de los lectores. Así mismo si te gustaría aportar escribiendo un artículo acerca de la realización de fiestas, ceremonias y eventos sociales no dudes en hacérnoslo saber y con todo gusto podemos otorgarte un espacio en nuestro blog obviamente con los créditos que tu participación merece.

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